Viết thư cho một người bạn hay viết thư trao đổi công việc… đều cần tuân thủ theo các thể thức văn bản giống nhau. Đặc biệt, viết thư bằng Tiếng Anh cũng có những quy tắc riêng mà bạn cần nắm vững. Cùng Bee English Community tìm hiểu cách viết thư sao cho ấn tượng và chuẩn mực nhất nhé.
A. Các kiểu trình bày một lá thư bằng Tiếng Anh
Khi viết thư bằng Tiếng Anh, người ta thường sử dụng 3 kiểu trình bày thông dụng nhất là: Block, Semi-Block và Modified Block. Bạn có thể lựa chọn trình bày bức thư của mình theo hình thức nào cũng được. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất cần nhớ là không được trình bày lẫn lộn giữa các hình thức, bởi đó là điểm trừ rất lớn trong mắt người nhận, nhất là với những loại thư yêu cầu sự nghiêm túc như thư xin việc.
1. Trình bày thư bằng Tiếng Anh kiểu Block
Block là phương thức trình bày được sử dụng rất phổ biến trong những lá thư bằng Tiếng Anh. Với cách trình bày này, người viết cần phải căn thẳng lề trái ở tất cả các dòng. Ngoài ra, khi xuống dòng thì chữ cái đầu tiên của mỗi đoạn cũng không cần viết thụt vào. 
2. Trình bày thư bằng Tiếng Anh kiểu Modified Block
Viết thư kiểu Modified Block cũng khá giống với kiểu Block, tức là căn lề trái đối với tất cả các dòng. Tuy nhiên ở cách trình bày này, địa chỉ tác giả và ngày tháng viết thư, kết thư được lùi vào khoảng 3 inches.
3. Trình bày thư bằng Tiếng Anh kiểu Semi-Block
Với phương thức trình bày Semi-Block, văn bản cũng được căn lề trái, riêng phần ngày tháng viết thư, địa chỉ và phần kết không cần căn lề trái. Bên cạnh đó, chữ cái đầu mỗi đoạn sẽ phải viết lùi vào khoảng 1 ô.
B. Cấu trúc của một bức thư viết bằng Tiếng Anh
Cấu trúc của bức thư rất quan trọng. Nó giúp bạn phân chia cụ thể từng ý muốn nói, giúp người đọc dễ dàng tiếp nhận mục đích chính của từng phần. Dưới đây là cấu trúc cụ thể khi viết lá thư bằng Tiếng Anh của bạn:
1. Giới thiệu thông tin cơ bản
Mở đầu bất cứ văn bản nào dù là Tiếng Anh hay Tiếng Biệt, bạn cần phải ghi rõ các thông tin về mình như họ và tên, thông tin liên lạc, địa chỉ gửi thư, ngày tháng gửi thư… Cùng với đó là vài dòng về lý do gửi thư/ trả lời thư…
Người ta thường sử dụng “Dear…” để mở đầu cho phần chào hỏi của thư.
2. Nội dung chính của thư
Đây là phần quan trọng nhất và cần phải thể hiện đầy đủ mục đích lá thư của bạn. Ở phần này, bạn cần trình bày vài dòng về lý do gửi thư và đề cập vào nội dung chính của thư. Ví dụ bạn đang gửi một lá thư xin việc thì cần phải nhấn mạnh được ưu điểm của bản thân, kinh nghiệm làm việc, những lý do vì sao bạn cảm thấy mình sẽ phù hợp với công việc đang ứng tuyển… Viết thư bằng Tiếng Anh cho bạn thì sử dụng ngôn ngữ gần gũi, thể hiện sự gắn bó, thân thiết, mong chờ nhận lại được thư hồi âm…
Tùy vào mục đích viết thư bằng Tiếng Anh mà phong cách ngôn ngữ sẽ khác nhau ít nhiều. Nếu viết thư cho bạn bằng Tiếng Anh hoặc gửi cho người thân, bạn có thể sử dụng câu đơn giản, không quá trang trọng cầu kỳ. Nhưng với thư gửi cho đối tác, khách hàng, viết thư xin việc bằng Tiếng Anh… thì từ ngữ vô cùng quan trọng. Đặc biệt là không được mắc các lỗi về ngữ pháp cũng như cách sử dụng từ.
3. Lời kết của thư
Cũng giống như một lá thư Tiếng Việt, khi kết thúc một lá thư Tiếng Anh, bạn cần có đủ lời chào, ký tên. Lưu ý, có những mẫu câu thường xuyên đi kèm với nhau. Nếu ở đoạn mở đầu là “Sir” thì kết thúc sẽ là “Faithfully”. Nếu mở đầu bằng tên người nhận thì kết thúc thường là “Sincerely”. Ngoài ra, đừng quên ký và ghi rõ họ tên của mình ở cuối thư nhé.
Một số mẫu câu cho đoạn kết thư:
– Best Regards.
– Sincerely yours.
– Best Wishes.
C. Một số điều cần lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh
Viết thư bằng Tiếng Anh không phải là quá khó, tuy nhiên bạn cần chú ý đến phần hình thức nhiều hơn để thể hiện đủ sự trân trọng đến với người nhận. Ngoài ra, ngôn ngữ là điều rất quan trọng mà bạn cần lưu ý. Tùy vào mục đích gửi thư và mức độ thân thiết với đối tượng nhận thư mà bạn phải lựa chọn ngôn ngữ thể hiện sao cho thật phù hợp.
Dưới đây là một số lưu ý về cách dùng từ dành cho bạn:
– Tuyệt đối không được viết tắt trong lá thư của mình. Kể cả những từ viết tắt thông dụng nhất như “isn’t”, “I’ll”. Bạn phải viết rõ từ đó ra: is not, I will.
– Với những lá thư trang trọng, lịch sự để gửi đến đối tác, khách hàng, sếp, thư xin việc…, tuyệt đối không dùng tiếng lóng, từ ngữ quá thân mật hoặc các cấu trúc chỉ dùng cho văn nói.
– Dùng “Dear” để thể hiện sự trang trọng cho phần chào thăm ở đầu lá thư.
– Tránh dùng các cấu trúc câu rút gọn, câu viết tắt. Hãy viết đầy đủ câu với chủ ngữ và vị ngữ.
– Khi kết thúc lá thư bằng Tiếng Anh của mình, hãy đọc lại thật kỹ cả thư và rà soát các lỗi về từ vựng, ngữ pháp để kịp thời sửa chữa. Điều này rất quan trọng đặc biệt là khi viết email xin việc bằng Tiếng Anh.
Thành thạo cách viết thư bằng Tiếng Anh theo đúng chuẩn bản xứ sẽ giúp bạn dễ dàng gây ấn tượng với người nhận thư, đồng thời thể hiện thái độ tôn trọng của bạn đối với họ. Chỉ với những lưu ý nhỏ trên đây, cùng với một chút tỉ mỉ nữa, chắc chắn bạn sẽ hoàn thành một lá thư chuẩn mực làm đẹp lòng người nhận. Hãy tự tin bắt tay vào viết thư bằng Tiếng Anh ngay hôm nay nhé.
Học tiếng anh đơn giản với Bee English Community
Đăng ký tư vấn miễn phí
